Как построить диаграмму ганта в excel: инструкция для новичков

Подготовительный этап

Изначально перед построением диаграммы Ганта в Excel, необходимо подготовить саму таблицу, ведь она должно иметь надлежащий вид, иначе ничего не получится. В ней обязательно должны быть внесены временные переменные, именно поэтому в статье будет происходить построение на примере графика выхода сотрудников в отпуск

Также важно, чтобы колонка с именами сотрудников не была озаглавлена, то есть шапке ее была пустой. Если вы вносили туда название, то удалите

Если ваша таблица создана по аналогии с выше представленной, то значит у вас все получится, и мы можем продолжать рассказывать, как построить в Excel.

Пять способов применения диаграммы Ганта в ваших проектах

1. Планирование рабочего процесса

Возможно, самое очевидное преимущество диаграммы Ганта как инструмента для планирования проектов, заключается в ее простоте. Диаграмма Ганта может использоваться для наглядного представления различных сценариев выполнения проекта и позволяет корректировать рабочие процессы и распределение ресурсов. Онлайн-инструменты для создания диаграмм Ганта легко настраиваются и помогают визуализировать бесчисленное множество сценариев, пока вы не выберете тот, который лучше всего отвечает потребностям проекта. Некоторые онлайн-инструменты даже позволяют расставлять вехи, указывать отчетные материалы и исполнителей.

Вы испытываете трудности в планировании рабочего процесса? Попробуйте использовать шаблоны диаграммы Ганта, а затем настройте свою диаграмму под потребности вашего проекта.

2. Определение критического пути

Когда вы планируете проект, вы наверняка надеетесь найти самый эффективный путь от запуска проекта до его завершения. И тут вам пригодится метод критического пути.

Метод критического пути — это основная методика управления проектом, позволяющая определить самый быстрый маршрут выполнения проекта за счет нахождения самой длинной цепочки зависимостей. С помощью диаграммы Ганта можно легко выявить «путь наибольшего сопротивления». Она дает возможность отследить зависимые задачи в проекте и вычислить временной промежуток, необходимый для прохождения каждого из путей.

3. Разбиение проекта на удобные для выполнения задачи

Успешное управление проектами сводится к использованию стратегии «разделяй и властвуй». Можете ли вы организовать запуск продукта за один рабочий день? Скорее всего, нет. Но вы можете разбить масштабный проект на более мелкие задачи, которые можно выполнить во время коротких рабочих спринтов: составление пресс-релизов, подготовка слайдов, приглашение журналистов и т. д.

Диаграмма Ганта поможет вам разбить крупный проект на более мелкие этапы, чтобы было удобнее делегировать задачи и разделять обязанности. Успешное выполнение таких задач повышает мотивацию участников команды и способствует более эффективной работе.

4. Установка точных сроков выполнения

Возьмите в привычку планировать задачи или переносить их сроки непосредственно на диаграмме Ганта. Это позволит вам видеть, как незначительные изменения графика влияют на сроки всего проекта, и поможет повысить точность календарного планирования.

5. Мониторинг хода выполнения работ

Огромное преимущество использования онлайн-инструмента для создания диаграммы Ганта состоит в том, что вы можете отслеживать ход выполнения проекта в реальном времени, получая подробные сведения об отдельных задачах.

Диаграмма Ганта — это документ, который постоянно меняется по мере того, как люди выполняют свою часть работы вовремя или с превышением срока. Отслеживая данные на диаграмме, вы получаете четкое представление о том, как выполняется проект в сравнении с первоначальным графиком.

Простейшая диаграмма Ганта в MS EXCEL

Построим диаграмму, напоминающую диаграмму Ганта.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:

• перечень работ/ задач проекта;
• плановую длительность работ;
• связи между работами;
• процент выполнения.

Создадим сначала простейшую диаграмму Ганта, лишь отображающую длительность работ: без связей и % выполнения (см. файл примера ):

Пусть необходимо спланировать процесс приобретения нескольких единиц оборудования. Для этого будем использовать диаграмму Ганта. Исходная таблица содержит перечень оборудования, дату начала работ и длительность работ.

Для построения диаграммы необходимо сделать следующее:

• выделить любую ячейку в исходной таблице;
• через меню Вставка/ Диаграммы/ Гистограмма/ Все типы диаграмм… создать диаграмму Линейчатая с накоплением;

выделить диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Конструктор/ Данные/ Выбрать данные добавить ряд «Начало» и сделайте его первым;

через меню Конструктор/ Данные/ Выбрать данные поменять подписи по горизонтальной оси (в диаграмме Линейчатая с накоплением горизонтальная ось является вертикальной), чтобы отобразить названия единиц оборудования;

В итоге получим, следующую диаграмму.

Синяя часть линейчатой диаграммы представляет собой длительность работы, а красная сдвигает начало выполнения работы в соответствии со столбцом «Начало» исходной таблицы.

Сделаем заключительные шаги.

• Выделите диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Макет/ Оси/ Основная вертикальная ось/ Справа налево установите порядок сортировки названий единиц оборудования в диаграмме как в исходной таблице.
• Выделите красную часть гистограммы и поменяйте заливку с красной на бесцветную (нет заливки).

Проявив немного фантазии можно добиться желаемого результата.

В исходной таблице, для оборудования Весы изменим дату начала работ (сдвинем на месяц вправо) и увеличим на 15 дней длительность работ.

Как видно из рисунка, диаграмма отразила изменения, внесенные в исходную таблицу.

При всей наглядности, построенная диаграмма имеет ряд недостатков:

• начала работ жестко фиксированы;
• невозможно отобразить процент выполнения работ;
• работы не связаны.

В статье Диаграмма Ганта с % выполнения и связями между работами решена задача создания более совершенного варианта диаграммы Ганта.

Примечание: Диаграмму Ганта можно построить с помощью Условного форматирования и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Пример такого построения приведен на сайте Microsoft в разделе шаблонов . Но, этот подход мне кажется достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков: % выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов), в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо). Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).

Основные программы, в которых можно строить

Пусть первые графики Ганта и были начерчены на бумаге, сейчас же графики можно создать на компьютере разными способами. Можно сделать её в любой программе для создания таблиц. Например:

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для создания таблиц. Чтобы сделать диаграмму Ганта, можно выбрать шаблон графика при создании нового файла.

Но для того, чтобы создать график Ганта вручную, используйте следующий алгоритм:

1. Нужно создать таблицу. Для начала вам нужны основные данные — имя задачи, дата выполнения и продолжительность (в днях). В столбце А пишите имя задачи, начиная со 2 строки. При этом, первую строку не заполняйте — так программа не будет использовать столбцы A и B как категорию осей.
2. После создания таблицы переходим к самой схеме Ганта. Для ее создания выделите нужный диапазон (всю вашу таблицу) и вставьте (через панель Вставить, где вы найдете все виды диаграмм) линейчатую гистограмму с накоплением. Нажмите кнопку ОК. Всё лишнее вручную удалите из вашего графика.
3. Выберите ось по вертикали и вызовите окошко «Формат оси».
4. Здесь найдите Параметры оси. Выберите флажки «Горизонтальная ось пересекает… для отображения даты в нижней части», а затем «обратный порядок категорий… по порядку, начиная с верхней». Выполнив эти действия, можете закрывать окно и переходить к следующему пункту.
5. Выбирайте нужный вам ряд исходников и вызывайте окно «Формат ряда».
6. Открыв это окно, в разделе Заливка выберите настройку Нет заливки, затем в настройках Цвет границы установите положение Нет линий. После этого можете закрывать окно. Так вы скроете ряды данных.
7. Далее вы сможете отредактировать формат графика вручную. Особенно удобно это делать в версиях Excel 2010 и выше.

LibreOffice Calc

Принцип создания графика Ганта в программе LibreOffice Calc очень схож с принципом её создания в Excel.

1. Как и в прошлой схеме, для начала сделайте таблицу с вашими исходниками — названия целей, даты начала и конца проекта и каждой задачи, сроки на выполнение.
2. Выделите нужный диапазон с данными (опять же, не стоит выделять названия типов сверху — только сами данные)
3. Создайте Линейную гистограмму с накоплением, как это делалось в прошлой программе.
4. По горизонтали нужно вывести даты. Для этого в окне «Формат оси», в подпункте «Числа» выберите формат даты. В подпункте Масштабировать убирайте флажки «Автоматически» возле показателей «Минимальное» и «Максимальное».
5. В появившихся окнах введите — для окна Минимальное — первый день (начало первой задачи), для окна Максимальное — последний день (окончание последней)
6. Остальные шаги так же проделайте вручную, например, удалите ненужные линии, оставив их без заливки.

OnlyOffice

OnlyOffice — одна из интернет-утилит для управления и планирования. Здесь создать график так же легко — точнее, он строится сам, после назначения всех нужных задач и дат непосредственно в структуру проекта. Сроки можно установить и изменить прямо на графике, перетащив нужную вам задачу мышью. Интерфейс программы понятен и прост.

Google Таблицы

Для создания аналога таблицы Ганта будем использовать условное форматирование:

1. Создайте таблицу с вашими данными и выставите все даты проекта справа от таблицы.
2. Далее выделяйте пустую область между введенными исходниками и всеми датами проекта. Там вы создадите вашу диаграмму. Нажмите ПКМ (правая кнопка мыши) и выберите пункт «Условное форматирование».
3. Найдите параметры «Форматирование ячеек» и вставьте туда формулу =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2), где:

• B2 — ячейка, где записана дата начала задачи
• C2 — ячейка, где записана дата окончания задачи
• E1 — самая первая ячейка дат вашего проекта

Программа сама сделает всё за вас. В итоге должна получиться таблица, похожая на нужную схему графика.

Из перечисленных выше способов самые простые (как последние три программы) подойдут для создания диаграмм Ганта в бытовых целях, таких как ремонт или переезд и их распланирование, а может и для маленьких проектов какой-либо фирмы. Но для больших бизнес-проектов следует использовать исключительно профессиональные утилиты, вроде Microsoft Excel.

После создания диаграммы, нужно внимательно за ней следить и регулярно обновлять, чтобы рационально учитывать рабочее время для каждой из задач.

Как создать диаграмму Ганта в Excel

Создать таблицу расписания проекта

Откройте рабочий лист Excel и создайте таблицу, в которой перечислены все задачи в вашем проекте по порядку; сначала будет задана самая ранняя дата начала, а последняя – до конца. Введите полные данные в таблицу, содержащую столбцы, такие как Дата начала, Дата окончания, Описание и Продолжительность.

Теперь щелкните любую черную ячейку на листе и перейдите на вкладку «Вставка» на ленте Excel.

Нажмите значок гистограммы.

Выберите столбчатую диаграмму в раскрывающемся меню. Это создаст пустой график.

Щелкните правой кнопкой мыши на пустом графике и выберите «Выбрать данные» в раскрывающемся меню. Откроется окно выбора источника данных.

В окне «Выбор источника данных» нажмите «Добавить» в разделе «Записи легенды (серии)». Откроется окно «Редактировать серию».

В окне «Редактировать серию» наведите курсор на пустое поле в названии серии и щелкните дату начала в таблице на рабочем листе.

Теперь переместите курсор вниз к значению Series в окне Edit Series. Нажмите на значок электронной таблицы в конце поля значений Серии. Откроется небольшое окно редактирования серии.

Теперь щелкните по первой дате в столбце «Дата начала» из таблицы и перетащите указатель мыши до последней даты даты начала столбца. Это добавит даты начала задач проекта в диаграмму Ганта.

Снова нажмите на значок электронной таблицы, и вы вернетесь в окно «Редактировать серию». Нажмите Ok в окне Изменить серию.

Добавьте продолжительность к диаграмме Ганта

После того, как даты начала добавлены в диаграмму Ганта, следующим шагом будет добавление продолжительности задачи в окне «Выбор источника данных».

В окне «Выбор источника данных» нажмите «Добавить» в разделе «Записи легенды (серии)». Это снова откроет окно редактирования серии.

В окне «Редактировать серию» наведите курсор на пустое поле в имени серии и нажмите «Продолжительность» в таблице на рабочем листе.

Теперь переместите курсор вниз к значению Series в окне Edit Series. Нажмите на значок электронной таблицы в конце поля значений Серии. Откроется небольшое окно редактирования серии.

Теперь щелкните первые данные в столбце «Длительность» из таблицы и перетащите указатель мыши до последних данных в столбце «Длительность». Это добавит продолжительность задач проекта в диаграмму Ганта.

Снова нажмите на значок электронной таблицы, и вы вернетесь в окно «Редактировать серию». Нажмите Ok в окне Изменить серию.

В окне «Выбор источника данных» нажмите кнопку «ОК», чтобы построить диаграммы Ганта.

Добавить описания задач в диаграмму Ганта

Выполните следующие шаги, чтобы добавить описания задач в диаграмму Ганта.

На диаграмме Ганна щелкните правой кнопкой мыши на синих столбцах.

Выберите «Данные» в раскрывающемся меню. Это снова откроет окно выбора источника данных.

Нажмите кнопку «Редактировать» под метками горизонтальной (категории) оси. Это откроет окно меток оси.

Щелкните значок электронной таблицы в окне «Метка оси» и выберите первые данные в столбцах «Описание» таблицы на рабочем листе и перетащите их до конца столбца «Описание».

После этого снова щелкните значок электронной таблицы в метке оси и нажмите кнопку «ОК» в окне «Выбор источника данных».

Форматировать диаграмму

Последний шаг – отформатировать диаграмму так, чтобы она выглядела как диаграмма Ганта. Чтобы гистограмма выглядела как диаграмма Ганта, сделайте прозрачными синие части столбчатой ​​диаграммы, чтобы были видны только оранжевые части. Выполните следующие шаги

Щелкните правой кнопкой мыши синюю полосу в диаграмме Ганта и выберите «Форматировать ряд данных» в меню. Откроется окно «Форматировать ряд данных».

Нажмите на иконку Paint и выберите No fill.

Под границей выберите Нет линии.

Вы увидите, что диаграмма Ганта находится в обратном порядке, и чтобы изменить это, нажмите на задание вдоль вертикальной оси диаграммы Ганта. Откроется окно «Формат оси».

Щелкните значок «Гистограмма» и выберите параметр «Категории» в обратном порядке под позицией «Ось подзаголовка».

Ваша диаграмма Ганта готова.

Это все.

Надеюсь, вы найдете этот совет полезным!

Историческое развитие

Несмотря на то, что в настоящее время диаграммы Ганта широко используются при планировании проектов, их введение считалось революционным. Первый известный инструмент этого типа был разработан в 1896 году Каролем Адамецким , который назвал его гармонограммой . Однако Адамецкий не публиковал свою схему до 1931 года и только на польском языке, что ограничивало как ее принятие, так и признание его авторства.

В 1912 году Герман Шюрх   опубликовал то, что считалось диаграммой Ганта при обсуждении строительного проекта. Похоже, что диаграммы Шюрха были не примечательны, а скорее обычным делом в Германии в то время, когда они были опубликованы. Предыдущие разработки, приведшие к работе Шюрха, неизвестны. В отличие от более поздних диаграмм Ганта, диаграммы Шюрха не отображали взаимозависимостей, оставляя их на усмотрение читателя. Это также были статические представления запланированного графика.

Диаграмма названа в честь Генри Ганта (1861–1919), который разработал свою диаграмму примерно в 1910–1915 годах. Первоначально Гантт создал свой инструмент для систематических рутинных операций. Он разработал этот инструмент визуализации, чтобы упростить измерение уровней продуктивности сотрудников и определение того, какие сотрудники работают хуже или хуже. Гант также часто включал графики и другие визуальные индикаторы в свои диаграммы для отслеживания производительности.

Одно из первых крупных применений диаграмм Ганта было в Соединенных Штатах во время Первой мировой войны по инициативе генерала Уильяма Крозьера .

Самые ранние диаграммы Ганта были нарисованы на бумаге, и поэтому их пришлось полностью перерисовать, чтобы приспособиться к изменениям расписания. В течение многих лет менеджеры проектов использовали листы бумаги или блоки для столбцов диаграммы Ганта, чтобы их можно было корректировать по мере необходимости. Сотрудник Ганта Вальтер Полаков представил диаграммы Ганта Советскому Союзу в 1929 году, когда он работал в Верховном Совете народного хозяйства . Их использовали при разработке Первого пятилетнего плана , предоставив переводы на русский язык для объяснения их использования.

В 1980-х годах персональные компьютеры позволили повсеместно создавать сложные и продуманные диаграммы Ганта. Первые настольные приложения предназначались в основном для руководителей проектов и планировщиков проектов. С появлением Интернета и расширением сотрудничества по сетям в конце 1990-х годов диаграммы Ганта стали обычной чертой веб-приложений, включая программное обеспечение для совместной работы . К 2012 году почти все диаграммы Ганта были созданы с помощью программного обеспечения, которое можно легко адаптировать к изменениям графика.

В 1999 году диаграммы Ганта были определены как «один из наиболее широко используемых инструментов управления для планирования и контроля проектов».

Экспорт диаграммы Ганта в MS Excel

Выгрузите информацию по проекту, представленную в табличной части диаграммы Ганта, в формате MS Excel для удобной печати и дальнейшего использования.

Ограничения

• Не отрисовываются зависимости типа начало-начало и начало-окончание.
• График может отображатся некорректно, если его длина превышает несколько лет (погрешность может суммарно достигать нескольких месяцев).
• Выгрузка и отображение графика зависят от мощности вашего компьютера. Мы не рекомендуем выгружать более 500 записей.

Эта функциональность НЕ поддерживается и НЕ модифицируется.

Чтобы экспортировать данные в формат MS Excel:

1. зайдите в диаграмму Ганта (карточка проекта → в меню слева «Гант»);

2. в панели инструментов → Экспорт в XLS (Рисунок 3).

   Рисунок 3 – Экспорт в XLS из диаграммы Ганта

на карточке проекта → меню проекта (три точки) → Экспорт в XLS (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Экспорт в XLS с карточки объекта

Работа с файлом

1. Откройте сохранённый файл в MS Excel.

2. Нажмите кнопку «Включить содержимое» → «Обновить диаграмму» (Рисунок 4).

   Рисунок 4 – Кнопка «Включить содержимое»
   Программа обработает макросом данные и построит диаграмму Ганта (Рисунок 5).

   Рисунок 5 – Экспортированные данные

Содержимое файла

На листе отчета (Рисунок 6).

• кнопка «Обновить диаграмму» строит диаграмму только из тех данных, которые нужны для обсуждения проекта. Представление формируется согласно значений из:
  • фильтров,
  • настроенных стилей,
  • длин элементов диаграммы.

• кнопка «Печать диаграммы» позволяет распечатать диаграмму Ганта из этого файла.

  Рисунок 6 – Лист «Отчет»

На листе «Переменные» (Рисунок 7) для каждого проекта установлены значения переменных и подобран оптимальный масштаб для продолжительности. Менять формулы переменных не рекомендуется.

Рисунок 7 – Лист «Переменные»

Условное обозначение	Формат	Что значит
минУДН	дд.мм.гггг	минимальная утверждённая дата начала задач в проекте
минПДН	дд.мм.гггг	минимальная плановая дата начала задач в проекте
дпДней	целое число	длительность проекта в днях
дпНедель	целое число	длительность проекта в неделях
дпМесяцев	целое число	длительность проекта в месяцах
дпКварталов	целое число	длительность проекта в кварталах
дпЛет	целое число	длительность проекта в годах
количество строк	целое число	количество строк отчета
дата отчета	дд.мм.гггг	текущая дата
ширина первого столбца	целое число	ширина первого столбца графической части отчета в пикселях.

• мин дата (дд.мм.гггг):
  • в первом столбце – дата, начиная с которой будет построена временная шкала графической части отчета (левая граница графической части отчета),
  • во втором — дата начала проекта.
• макс дата (дд.мм.гггг):
  • дата окончания проекта (самая поздняя из дат окончания: расчетной, утвержденной, фактической);
  • временная шкала будет размечена до конца минимального отображенного временного интервала (на рисунке ниже — месяца), в который входит «макс дата» (правая граница графической части отчета).

Эти две переменные определяют длину временной шкалы.

• дельта (целое число) – разница между максимальной и минимальной датами в проекте, длительность проекта в днях. Используется как промежуточная величина для расчета других переменных (длительность в днях, неделях, месяцах, кварталах, годах);
• шаг СДР (целое число) – количество пикселей, соответствующих 1 дню. Если в проекте <10 месяцев — по умолчанию устанавливается 1, если <20 – 0,5, иначе – 0,2.
  Отвечает за масштаб отображения графической части диаграммы. С помощью нее можно настроить нужный масштаб диаграммы для печати (единственная переменная, которую рекомендуется указывать вручную).

Рисунок 8 – Шаг СДР равен 0,5

Рисунок 9 – Шаг СДР равен 1

На листе «Стили» (Рисунок 10) настройте отображение элементов табличной и графической части итогового отчета.

Рисунок 10 – Лист «Стили»

После изменений переменных и стилей отчета, нажмите кнопку «Обновить диаграмму» для отображения изменений на диаграмме.

Не меняйте содержимое остальных листов, это может нарушить целостность отчета.

Сообщения об ошибках в работе этой функциональности не принимаются.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта
названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel
представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта
иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel — Пример диаграммы Ганта

Ленточные диаграммы в науке и искусстве

Как же могло так получиться, что диаграмма, похожая на диаграмму Ганта, появилась задолго до появления на свет самого Ганта? Мы вряд ли сегодня получим ответ на этот вопрос, но в научных архивах обнаружена очень интересная карта-диаграмма A New Chart of History, датированная 1765 годом:

Если внимательно присмотреться, вверху можно увидеть линейную временную шкалу, идущую горизонтально. А по вертикали выстроены названия регионов, события в которых разместили относительно временной шкалы:

Таким образом, карта-диаграмма визуализирует и синхронизирует все известные на тот момент исторические процессы в разных частях света. Мы можем увидеть, какие события происходили в начале нашей эры в Америке, Африке, Индии, Китае и т.д. Естественно, процессы описаны в терминологии, принятой по ситуации на 1765 год, когда была издана карта-диаграмма.

Так или иначе, диаграмма позволяет понять, какими сведениями располагали ученые-историки к середине 18 столетия, как представляли себе мировой исторический процесс и какими понятиями оперировали для описания этих процессов. А на этой основе уже можно понять многие выводы, которые встречаются в научных трактатах тех лет. Согласитесь, это все было бы намного проблематичнее, если бы не было такой наглядной синхронизации процессов в виде диаграммы.

Такая синхронизация нужна не только для представления исторических процессов в масштабах мировой истории. Это может понадобиться и на более ограниченных временных отрезках применительно к отдельным культурным явлениям.

Меломаны со стажем, бдительно следящие за творческой активностью любимых музыкальных групп, давно приспособились визуализировать бесконечные смены состава, вызванные творческими кризисами и другими личными проблемами участников, в виде ленточных диаграмм. Для примера можно рассмотреть, как менялся состав любимой многими поколениями группы The Beatles («Битлз»):

Это фактически диаграмма Ганта в чистом виде. Горизонтально расположена временная шкала, а вертикально – задачи и исполнители. Вокал, гитара, ударные – это все задачи, которые выполняются на протяжении всего времени существования группы. Даже не зная историю The Beatles, мы увидим, что Джон Леннон, Пол Маккартни и Джордж Харрисон выступали в группе с момента основания, а барабанщик Ринго Старр присоединился к основному составу в 1962 году.

Причем диаграмма позволяет отследить и ситуации, когда один исполнитель отвечал за две задачи. Например, Джон Леннон пел и играл на гитаре. Точно так можно увидеть случаи, когда у одной задачи было несколько исполнителей. Так, в вокальных партиях The Beatles традиционно были задействованы все основные участники группы.

А вот в группе Scorpions («Скорпионс») ротация кадров на многих позициях происходила гораздо интенсивнее, что вполне логично для 55 лет творческой активности. И без использования ленточной диаграммы даже самые верные фанаты группы, скорее всего, запутались бы, кто и когда сидел у «Скорпионов» за ударной установкой, кто играл на бас-гитаре и пользовалась ли группа когда-либо клавишными инструментами. Однако у нас есть ленточная диаграмма состава группы Scorpions по годам, где все наглядно и понятно:

Если хорошо подумать и подойти к вопросу творчески, диаграмму Ганта можно использовать даже в семейной жизни. Например, если у вас трое детей и все они занимаются разными видами спорта, причем некоторые успевают ходить в музыкальную школу и кружок рисования.

Вы вполне можете построить общую временную шкалу, кто и когда из детей занят на тренировке или в музыкальной школе, и вам будет проще координировать расписание, кого и когда нужно отвести на занятия или забрать домой. И даже в промежутке выделить себе время на поход в парикмахерскую или в ателье на примерку.

В общем, возможности диаграммы Ганта в самых разных сферах жизни, поистине, неисчерпаемы. Остался, пожалуй, только один вопрос: а как построить эту замечательную и полезную во всех отношениях диаграмму Ганта?

Представление данных в виде диаграммы Ганта в Excel

При помощи диаграммы Ганта можно составить расписание задач проекта, а затем отследить его ход.

Хотите показать продвижение по графику простого проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя в Excel нет встроенной диаграммы Ганта, ее можно создать с помощью этого бесплатного шаблона: Шаблон планировщика проекта (диаграмма Ганта) для Excel

Требуется нужно создать представление календарного плана для простого проекта с помощью диаграммы Ганта? Хотя в Excel отсутствует встроенный тип диаграммы Ганта, можно имитировать его, настроив линейчатую диаграмму с накоплением так, чтобы на ней выводились начальные и конечные даты выполнения задач, как показано ниже.

Чтобы создать диаграмму Ганта наподобие приведенной в примере, на которой ход выполнения задач показан в днях, выполните указанные ниже действия.

Выделите данные, которые нужно включить в диаграмму. В нашем примере это диапазон A1:C6

Если данные находятся в непрерывном диапазоне ячеек, выберите любую ячейку в этом диапазоне, чтобы включить все данные из него в диаграмму.

В противном случае выделите ячейки, удерживая нажатой клавишу COMMAND.

Совет: Если вы не хотите включать определенные строки или столбцы данных, можно скрыть их на листе. Узнайте подробнее о выборе данных для диаграммы.

Перейдите на вкладку Вставка, нажмите кнопку Вставить линейчатую диаграмму и выберите диаграмму Линейчатая с накоплением.

Теперь мы отформатируем линейчатую диаграмму с накоплением так, чтобы она была похожа на диаграмму Ганта. Для этого на диаграмме нужно щелкнуть правой кнопкой мыши первый ряд данных (левую часть столбика синего цвета) и на вкладке Форматирование выбрать Заливка фигуры > Нет заливки.

Если вам не нужна легенда или название диаграммы, выделите их и нажмите клавишу DELETE.

Давайте также попробуем изменить порядок задач так, чтобы они начинались с задачи 1. Удерживая нажатой клавишу CONTROL, выберите вертикальную ось (задачи). Выберите Формат оси, а затем в разделе Положение оси выберите Обратный порядок категорий.

Настройка диаграммы

Вы можете настроить диаграмму Ганта, добавив в нее линии сетки, подписи, изменив цвет полосок, и т. д.

Чтобы добавить элементы диаграммы, нажмите кнопку область диаграммы и на вкладке Конструктор диаграмм нажмите кнопку Добавить элемент диаграммы.

Чтобы выбрать макет, нажмите кнопку Экспресс-макет.

Чтобы завершить настройку внешнего вида диаграммы, выберите один из параметров оформления.

Чтобы настроить цвета диаграммы, нажмите кнопку Изменить цвета.

Чтобы повторно использовать настроенную диаграмму Ганта, просто сохраните ее как шаблон. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните диаграмму и выберите пункт Сохранить как шаблон.

Если у вас нет подписки на Office 365 либо последней версией Office, вы можете ознакомиться с пробной версией:

Примеры использования Structure Gantt

Два слова о специфике работы. Я менеджер команды разработки, отвечающей за загрузку товаров на сайт Ozon Marketplace. Менеджер проекта, Product Owner и культорг в одном лице. Мне нужно координировать проекты внутри команды и между отделами, планировать спринты и распределять задачи между разработчиками, следить за поддержкой и контролировать выполнение задач к сроку.

У нас в команде семь бэкенд-разработчиков, два фронта, один аналитик, один QA и техлид

Держать информацию по всем задачам в голове нереально, поэтому важно уметь её быстро находить

Есть несколько режимов Structure Gantt, которые я меняю в зависимости от контекста, чтобы минимизировать объём работы.

Планирование и мониторинг проектов

Использую этот режим при декомпозиции задач и определении сроков реализации проекта. Особенно помогает, когда нужно оценить время реализации больших проектов на несколько месяцев.

На ранних стадиях проекта разработчики не всегда сразу могут сказать, сколько в точности нужно времени на ту или иную задачу. Поэтому я стараюсь завести больше тикетов и растащить один за другим на временной ленте: на одну задачу – месяц, на другую – две недели, на третью – неделю. Так прогноз на протяжённость проекта становится яснее.

Конечно, это только предварительная картина. Во время хода проекта появляются новые задачи, какие-то вылетают за ненужностью, сроки старта и финиша задач двигаются. Я сохраняю оттиск расположения задач на временной ленте в начале проекта и сравниваю с диаграммой в середине и конце.

Описание статуса проекта – только структура без диаграммы Гантта

Использую, когда нужна конкретная информация в срезе всех Jira-тикетов. Например, необходимо быстро проверить, что даты начала и конца всех проектов совпадают с цифрами в отчёте. В таком случае я сворачиваю Гантт и в столбиках структуры быстро вижу необходимые цифры. Собирать информацию по временной ленте было бы неудобно.

Планирование спринта

Группирую тикеты по исполнителю, чтобы видеть занятость конкретного разработчика в следующий спринт и прогноз, когда разработчик должен освободиться. Подобное представление задач на диаграмме я не рекомендую показывать разработчикам, если вы используете Kanban: я считаю, что инженерам следует фокусироваться на задачах в работе и не отвлекаться на другие. Диаграмма Гантта — всё- таки инструмент для специфических менеджерских задач.

Область применения

Основная область применения графика Ганта — планирование проектов и планов. Это нужно во многих отраслях, и для разработки планов и слежения за сроками выполнения. Как никак, её применяют и в быту (как в первом примере — провести ремонт без плана действий будет сложно), и в производстве, и в управлении проектами. Подробнее об областях применения:

В системах управления компанией

Управление компанией не может обойтись без планирования каких-либо задач и назначения сроков. При этом, многие задачи в управлении зависят друг от друга, и вручную трудно вычислить, когда надо начать и закончить какую-либо задачу. Также показывает нагруженность каждого сотрудника и время, необходимое на завершение какой-либо цели.

В проектах

Как и было упомянуто ранее, одной из основных областей применения графика Ганта является планирование и разработка каких-либо проектов. Это могут быть как бытовые (ремонт, строительство), так и бизнес-планы (заключение сделки, запуск бренда). Планирование проектов неразрывно связано с корректировкой планов, уточнениями и наблюдением за временем. Всё это удобнее проводить при помощи этой диаграммы. Она поможет вам не запутаться при расписании какого-либо плана и достичь более высокого качества проекта.

В управлении процессами в промышленном производстве

Для старта производства определенной продукции всегда нужно выполнить какие-либо процессы по порядку: согласование ТЗ, поддержка оборудования, расчет цен и прочее. Ни одно предприятие не сможет запустить производство, не распланировав его. Именно для этого используют графики Ганта, и на каждый этап производства дается определенный срок. Как — никак, в промышленности порядок играет важную роль, а каждая задача как нигде зависима от другой.

В строительстве

Не менее важно планирование и в строительстве. В этой отрасли диаграммы Ганта и были использованы впервые

В XX веке такие графики помогали точно рассчитать время и растраты на любой строительный проект.

Пример — план работ по модернизации водной и канализационной систем, куда входят: комплектация (закупка стройматериалов), обустройство канализационных шахт (определить места выхода, отделать стены и пол, провесть трубы) и работы по водоснабжению (определить места выхода воды, горячей и холодной). Всё это выполнить в срок будет сложно, если не использовать диаграмму Ганта.

Недостатки диаграммы

Несмотря на то что диаграмма отлично справляется с задачей визуализации, стоит отметить ряд ее недостатков:

• негибкость;
• зависимость;
• перегруженность.

Рассмотрим подробнее каждый из минусов диаграммы Ганта. Пример, когда преимущество становится недостатком, это визуализация слишком большого количества задач. В итоге диаграмма становится перегруженной, теряется ее основная цель – представить информацию в доступном виде.

Реальность меняет планы менеджеров в управлении проектом достаточно часто, количество задач или принципиальная структура системы меняется, что требует определенных правок в первичной диаграмме. Часто единственным решением проблемы является перерисовка диаграммы заново.

Проект – это сложная система с определенным набором задач и временной шкалой, кроме того, между всеми элементами существует связь. Но как сделать диаграмму Ганта пригодной для демонстрации взаимосвязей между задачами? Решением стало дополнение готовой диаграммы вертикальными линиями с пояснениями, однако это серьезно усложняет изначально легкий инструмент.