Как в excel создать фильтр по столбцам

Поместим отфильтрованные данные в другую таблицу

Рассмотрим еще один пример. Выберем девочек с ростом меньше 170 см и мальчиков с ростом больше 180 см. Отфильтрованную информацию разместим на этом же листе, но в других ячейках.

В диапазон условий записываем данные. Выделяем любую ячейку основной таблицы и переходим на вкладку «Данные» – «Дополнительно».

Маркером о, выбираем ячейки для «Исходного диапазона» А6:Е31, в поле «Диапазон условий» вписываем адрес А1:Е3. В поле «Поместить результат в диапазон» нажимаем на кнопочку выбора ячеек и выделяем нужные на листе, можно выбрать и другой лист открытой книги. Нажмите «ОК».

Чтобы поместить результат расширенного фильтра в другой диапазон, сначала скопируйте шапку таблицы и вставьте ее туда. Когда будете выбирать ячейки для отфильтрованных данных, выделите эту шапку и необходимое количество строк под ней. Если выделенных строк не хватит, программа предупредит об этом.

Результат с заданными условиями для расширенного фильтра представлен в другом месте листа. Исходная информация осталась без изменений.

Уверенна, Вы поняли, как использовать расширенный фильтр в Эксель, для выбора нужной информации из таблицы.

Оценить статью:

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Об авторе: Олег Каминский

Вебмастер. Высшее образование по специальности «Защита информации». Создатель портала comp-profi.com. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Обсуждение: 4 комментария

1. Администратор: 10.01.2018 в 00:00

   Окс, сначала в таблицу условий напишите: 9 класс и >165 (отберем всех девятиклассников с ростом выше 165). Отфильтруйте по условию и выберите в окне, чтоб результат был скопирован в другое место.

   Дальше работаем с полученной таблицей. Теперь в условиях напишите 9 класс и <179 (все девятиклассники ниже 179). Примените фильтр.

   В итоге, получится то, что вам было нужно: 9 класс и рост в диапазоне 165-179.

   Ответить

2. Окс:

   30.12.2017 в 00:00

   Спасибо, а как расширенно отфильтровать учеников 9 класса или рост в каком-нибудь диапазоне (т.е. логическое или, чтобы и учеников 9 класса показало, и учеников не ниже 165 и не выше 179, например)

   Ответить

3. я:

   26.10.2017 в 00:00

   Спасибо!!!!! это единственная статья, благодаря которой все получилось!!

   Ответить

4. Булат:

   10.12.2016 в 00:00

   Лучшее объяснение, что есть по этой теме. Спасибо автору!

   Ответить

Применение расширенного фильтра

Итак, у нас есть таблица с данными, которые требуется отфильтровать.

Для того, чтобы применить инструмент расширенного фильтра нужно выполнить следующие шаги.

Первым делом потребуется создать вторую вспомогательную таблицу с условиями фильтра. Для ее создания необходимо скопировать шапку исходной таблицы и вставить во вспомогательную. Для наглядности поместим дополнительную таблицу сверху, рядом с основной. А также пометим ее, залив другим цветом (это делается для большей наглядности и не обязательно). Вспомогательную таблицу можно поместить абсолютно в любом месте документа, причем, вовсе не обязательно, чтобы она была на том же самом листе, где располагается основная таблица.
Затем приступим к заполнению вспомогательной таблицы данными, которые потребуются для работы. А нужны нам значения из основной таблицы, по которым необходимо отфильтровать данные. В нашем случае, мы хотим отобрать информацию по женскому полу и виду спорта – теннис.
Когда вспомогательная таблица готова, можно приступать к следующему шагу. Поместив курсор на любую ячейку начальной или вспомогательной таблицы, в основном меню программы кликните по вкладке «Данные», выберите из открывшегося блока инструментов “Фильтр” пункт “Дополнительно”.
В результате должно появиться окно с настройками расширенного фильтра.
У данной функции есть два варианта применения: «Скопировать результаты в другое место» и «Фильтровать список на месте».Как можно понять из названий, эти опции отвечают за то, каким образом будет выводится отфильтрованная информация. В первом варианте данные будут выведены отдельно в указанном вами месте документа. Во втором – непосредственно в исходной таблице. Выбираем подходящий вариант (в нашем случае оставляем фильтрацию на месте) и двигаемся дальше.
В поле «Диапазон списка» необходимо указать координаты таблицы (вместе с шапкой). Выполнить это можно, прописав их вручную, либо простым выделением таблицы мышью, щелкнув по небольшой пиктограмме в конце поля для ввода координат

В строке «Диапазон условий» таким же образом указываем координаты вспомогательной таблицы (заголовок и строку с условиями).Хотим обратить внимание на одну немаловажную деталь. Следите за тем, чтобы в выделяемую область не попали пустые ячейки

В противном случае, ничего не получится. По завершении подтвердите указанные координаты нажатием «OK».
В результате проделанных действий в исходной таблице останутся только требуемые нам данные.
Если мы выберем вариант «Скопировать результаты в другое место», то результат будет выведен в указанное нами место, а исходная таблица останется без изменений. При этом в строке «Поместить результат в диапазон» от нас требуется ввести координаты для вывода результата. Можно указать лишь одну ячейку, которая будет самой верхней левой координатой для новой таблицы. В данном случае, выбранная ячейка – A42.
После нажатия кнопки “OK” новая таблица с заданными параметрами фильтрации будет вставлена, начиная с ячейки A42.

Срезы

Программа Microsoft Excel позволяет прикрепить к таблицам интерактивные элементы для сортировки и фильтрации – срезы. После выхода версии 2013-о года появилась возможность подключать срезы к обычным таблицам, а не только к сводным отчетам. Разберемся, как создать и настроить эти опции.

Создание срезов

1. Кликаем по одной из ячеек таблицы – на панели инструментов появится вкладка «Конструктор», которую нужно открыть.

1. На вкладке следует найти кнопку «Вставить срез» – кликаем по ней и переходим к новому открывшемуся окну.

22

1. Отмечаем галочками все поля, которые следует добавить в срез, и кликаем по кнопке «ОК».

23 Срезы выглядят, как диалоговые окна со списками кнопок. Названия пунктов зависят от того, какие элементы таблицы были выбраны при создании среза. Чтобы отфильтровать данные, нужно кликнуть по кнопке в одном из списков. Фильтрация по нескольким диапазонам данных возможна, если нажать кнопки в нескольких срезах.

Форматирование срезов

Редактирование внешнего вида срезов и их взаимодействия с другими элементами возможно с помощью специальных инструментов. Попробуем изменить цветовую схему.

1. Открываем вкладку «Параметры» и находим раздел «Стили срезов». В нем находятся темы для срезов разных цветов. Выбираем любую из них – цвет не повлияет на эффективность работы элемента. Сразу после клика по стилю срез приобретет указанные цвета.

24

1. Также возможно изменить положение срезов на экране. Воспользуемся кнопками «Переместить вперед» и «Переместить назад» в разделе «Упорядочить». Необходимо выбрать один из срезов и нажать кнопку на панели инструментов. Теперь при перемещении по экрану срез будет оказываться поверх всех срезов или попадет под них.
2. Удаление срезов – несложная операция. Выберите лишнее окно и нажмите клавишу «Delete» на клавиатуре. Срез исчезнет с экрана и перестанет влиять на фильтрацию данных в таблице.

Отбор по столбцу с текстовыми значениями

Если столбец содержит текстовые значения, то меню фильтра будет иметь следующий вид.

Сначала отобразим только те строки, которые содержат в столбце Товар слово Гвозди ( Регистр букв не имеет значения). Сделаем это 2-мя способами.

Способ 1. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Затем нажмем на значение (Выделить все) – снимутся все галочки. Затем установите галочку напротив значения гвозди .

Нажмите ОК. В итоге отобразятся только те строки, которые содержат в столбце Товар значение Гвозди (т.е. строки со значениями Лучшие Гвозди или Гвозди 10 мм отобраны не будут). Понять, что применен фильтр очень просто: стрелка раскрытия фильтра изменит свой вид (на ней появится маленькая воронка), а номера отобранных строк станут синими. Если подвести курсор к стрелке раскрытия фильтра столбца, в котором используется фильтрация, отобразится всплывающая подсказка с фильтром, который используется в данном столбце, например, Товар : «Равно Гвозди». В строке состояния (внизу листа) отображается информация о примененном фильтре: «Найдено записей: 13 из 76».

Снять примененный фильтр можно несколькими способами:

• Нажмите стрелку раскрытия фильтра. Выберите пункт Снять фильтр с “Товар” или;
• Нажмите стрелку раскрытия фильтра, затем нажмите на значение (Выделить все) или;
• Выберите команду Очистить ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
• Выберите команду Очистить , но в другом меню ( Главная/ Редактирование/ Сортировка и фильтр/ Очистить ) или;
• Нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+L (должна быть выделена любая ячейка таблицы). При этом фильтр будет выключен.

Способ 2. Нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Равно.. . Появится диалоговое окно, введем значение гвозди или выберем его из выпадающего списка.

В результате получим тот же результат.

Примечание: Если в столбце содержится и текстовые значения и числа (пример “неправильной” таблицы), то MS EXCEL будет отображать меню Числовые фильтры только в том случае, если количество чисел в столбце больше чем текстовых значений. В противном случае будут отображено меню Текстовые фильтры .

Теперь используя Способ 2 рассмотрим настройку других текстовых фильтров. Например, установим фильтр для отбора строк, которые содержат в столбце Товар значения начинающиеся со слова Гвозди . В этом случае будут строки со значениями Гвозди и Гвозди 10 мм.

Для этого нажмем стрелку раскрытия фильтра. Выберем Текстовый фильтр Начинается с.. .

Введем значение Гвозди, в результате получим:

Аналогично можно настроить фильтр для отображения строк, у которых в столбце Товар значения заканчиваются на >;>содержат или не содержат определенные значения.

Более того, в диалоговом окне Настраиваемый фильтр возможно использование Подстановочных знаков , которые могут сделать настройку фильтра очень гибкой. Но, как правило, сложные критерии фильтра не используются, т.к. их невозможно сохранить, в отличие от Расширенного фильтра . Единственное, что можно сделать – это использовать отмену последнего действия ( CTRL+Z ), который запоминает настройки фильтра. Например, применив последовательно 3 условия фильтрации можно используя комбинации CTRL+Z и CTRL+Y отменять и заново применять условия фильтрации (не выполняйте при этом никаких других действий кроме настройки фильтра!).

СОВЕТ : Т.к. условия отбора записей (настройки автофильтра) невозможно сохранить, то чтобы сравнить условия фильтрации одной и той же таблицы в разных случаях, скопируйте лист с исходной таблицей, затем примените нужные фильтры для оригинала таблицы и ее копии. Для сравнения результатов фильтрации используйте 2 окна (для каждой из таблиц). Для этого создайте новое окно ( Вид/ Окно/ Новое окно ), перейдите в новый лист, затем выберите требуемый вид отображения окон ( Вид/ Окно/ Упорядочить все/ Рядом ).

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =”=Набор обл.6 кл.”

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: =”=Набор обл.6 кл.” (в столбец «Название») и =” ””;МАКС($A$1:A1)+1)’ >

Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: МАКС($B$1:$O$1);””;ГПР(СТОЛБЕЦ(A:A);$B$1:$O$33;ПОИСКПОЗ($A$12;$A$4:$A$9;)+3))’ > Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару

Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.

Автофильтр

1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
2. На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
3. Щелкнуть по кнопке Фильтр .

1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

• Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
• Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
• Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
• Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:

1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… и др.
2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .

1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Как делать правильно?

Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.

Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:

1. Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
2. В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
3. Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = «= фильтруемое значение».
4. Теперь необходимо пройти в раздел «Данные». В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать «Дополнительно» (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
5. Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. «Диапазон условий» и «Исходный диапазон» заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
6. Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.

После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку «Очистить», которая находится в разделе «Данные».

Как наложить фильтр по дате на табличный массив

Существует ряд стандартных методов выполнения поставленной задачи, каждый из которых имеет свои нюансы. Для полного понимания темы, необходимо описать каждый способ по отдельности.

Способ 1. Использование опции «Фильтр»

Самый простой способ фильтрации табличных данных в Excel, который подразумевает соблюдение следующего алгоритма действий:

1. Составить табличку, на которую необходимо наложить фильтр по дате. В этом массиве должны присутствовать конкретные числа месяца.

Исходный табличный массив

1. Выделить составленную таблицу левой клавишей манипулятора.
2. Перейти во вкладку «Главная» в верхней панели инструментов главного меню Excel.
3. Нажать на кнопку «Фильтр» в отобразившейся панели опций. Также в этом разделе есть функция «Сортировка», которая меняет порядок отображения строк или столбцов в исходной таблице, сортируя их по какому-либо параметру.

Путь к наложению фильтра на табличный массив в Excel

1. После выполнения предыдущей манипуляции на таблицу будет наложен фильтр, т.е. в названии столбцов массива появятся небольшие стрелочки, нажав на которые можно будет раскрыть варианты фильтрации. Здесь нужно кликнуть по любой стрелке.

Стрелочки в заголовках столбцов, которые отобразятся после наложения фильтра

1. В открывшемся контекстном меню найти раздел «Область поиска» и выбрать месяц, по которому будет выполняться фильтрация. Здесь отображаются только те месяцы, которые есть в исходном табличном массиве. Пользователю необходимо поставить галочку напротив соответствующего месяца и нажать на «ОК» внизу окошка. Допустимо выбрать сразу несколько вариантов.

Выбор объекта, по которому будет производиться фильтрация

1. Проверить результат. В табличке останется только информация по месяцам, выбранным пользователем в окне фильтрации. Соответственно лишние данные исчезнут.

Финальный результат фильтрации

Способ 2. Использование опции «Фильтр по дате»

Это специальная функция, позволяющая сразу же фильтровать информацию в табличном массиве по датам. Чтобы ее активировать, необходимо проделать несколько шагов:

1. Аналогичным образом наложить фильтр на исходную таблицу.
2. В окне фильтрации найти строку «Фильтр по дате» и левой клавишей манипулятора кликнуть по стрелочке, расположенной справа от нее.
3. Раскроется выпадающее меню. Здесь представлены варианты фильтрации данных по дате.

Методы расширенной фильтрации в Excel

1. К примеру, нажать на кнопку «Между…».
2. Откроется окошко «Пользовательский автофильтр». Здесь в первой строчке необходимо указать начальную дату, а во второй конечную.

Заполнение окна «Пользовательский автофильтр» после выбора функции “Между…”

1. Проверить результат. В таблице останутся только значения, находящиеся в промежутке между указанными датами.

Способ 3. Выполнение фильтрации вручную

Данный метод прост по реализации, однако отнимает у пользователя много времени, особенно если приходится работать с большими по объему таблицами. Чтобы вручную выставить фильтр, необходимо:

1. В исходном табличном массиве найти даты, которые не нужны пользователю.
2. Выделить найденные строки левой клавишей мышки.
3. Нажать на кнопку «Backspace» с клавиатуры компьютера, чтобы удалить выделенные значения.

Способ 4. Использование расширенного фильтра по дате

Выше был рассмотрен метод фильтрации значений в табличном массиве на основе опции «Между…». Для полного раскрытия темы необходимо обсудить несколько вариантов расширенного фильтра. Рассматривать все разновидности фильтра нецелесообразно в рамках данной статьи. Чтобы наложить на таблицу тот или иной фильтр по дате, необходимо:

1. Наложить фильтр на таблицу через вкладку «Главная». О том, как это сделать, было рассказано выше.
2. Раскрыть выпадающий список в заголовке любого столбика в таблице и щелкнуть ЛКМ по строчке «Фильтр по дате».
3. Указать любой из вариантов. Для примера кликнем по строке «Сегодня».

Выбор опции «Сегодня» в расширенном фильтре Эксель

1. Информация в массиве отфильтруется по указанной дате. Т.е. в таблице останутся только те данные, у которых указана сегодняшняя дата. При выставлении такого фильтра Excel будет ориентироваться по дате, выставленной на компьютере.
2. Выбрав вариант «Больше…», пользователю придется задать определенное число. После этого в табличном массиве останутся даты, которые больше указанной. Все остальные значения будут удалены.

Почему не работает фильтр в эксель

Изменен тип Vinokurov Yuriy Moderator 16 декабря 2009 г. 10:02

Все ответы

Я только что попробовал проделать такое на своeй машине с Excel 2007 и у меня всё работает как положено, т.е. после фильтрации, удаления и отмены фильтрации у меня есть все данные которые были скрыты фильтром. Можете описать порядок своих действий?

сила в справедливости

не знаю как єто правильно описать, но проверить просто. В столбце «А» забиваем название 12 месяцев (январь, февраль. ), начиная с ячейки «А2» потом в столбце «В» савим цифры, напротив января — 1, март — 3, май — 2, июнь — 1, октябрь — 2. Далее применяем фильтр, потом фильтруем по столбцу «В» значение «1», выбраные данные удаляем (выделяем строки, правая кнопка мыши удалить). Потом снимаем фильтр и получаем, что удалились не только строки с значением «1» в столбце «В», а и все остальные, которые были между ними. Должно было удалится две стоки, а удалилось шесть.Вот она и проблема, в ранних версиях Excel такой проблемы не было.

Не получилось воспроизвести вашу ситуацию: после выделения строк, удаления их и отмены фильтра данные появились.

Сазонов Илья http://www.itcommunity.ru/blogs/sie/

Та же проблема, имеет стастический характерКак правило возникает на большом числе строк порядка 70 000 ( больше >65 000)И это кстати не единственный глюк excel 2007Есть тут кто реально может этой проблемой заняться??

Сервис пак второй стоит? Там убирали некоторые проблемы больших файлов.

Чтобы решить проблему, ее надо воспроизвести, а вы сами пишите, что она случайно проявляется.

Сазонов Илья http://www.itcommunity.ru/blogs/sie-wl/

Я поняла, о чем топик-стартер пишет. У меня тоже такая фигня наблюдается. Дома всё нормально фильтруется, а на рабочем компе в офисе последние несколько месяцев ни с того ни с сего начались те же самые проблемы, которые описывает автор. У меня есть заказы доставленные и есть отменённые. Ну штук сто на странице. Фильтрую, чтоб на листе выводились только ДОСТАВЛЕННЫЕ.

Копирую столбик с доставленными — в буфер попадают и те строки, которые скрыты. Которые стоят между доставленными заказами.

Поначалу такого на работе не было, потом стало появляться через раз, а потом перешло в постоянный режим, и никак не избавиться.

ЕДИНСТВЕННОЕ, ЧЕМ ЭТО РАЗОВО ЛЕЧИТСЯ — открыл документ, отфильтровал, что нужно, далее ctrl-A нажал, выделил то, что есть на странице, затем ПРАВОЙ КНОПКОЙ МЫШИ щелкнул, выбрал пункт «фильтр», выбрал «применить повторно».

Всё, после этого фильтроваться станет так, как нужно.

После закрытия документа снова надо будет правой кнопкой «фильтр» — «применить повторно» нажимать.

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter) :

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced) . В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к

пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они » — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code) . В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Работа с мастером «Расширенного фильтра»

Самое сложное позади — Вы научились формировать критерии отбора. Остался один шаг. Выделяем диапазон с исходными данными (или любую его ячейку — Excel сам определит и выделит нужный массив) и находим на ленте команду «Дополнительно» во вкладке «Данные» в группе «Сортировка и Фильтр». Перед Вами появится окно «Расширенный фильтр»

1) задать исходный диапазон (он будет выбран автоматически при запуске фильтра),

2) определить диапазон условия (ваша мини-табличка с критериями, автоматически Excel может определить диапазон неточно, лучше каждый раз переназначать его заново), на этом шаге помним, что выделяем только заголовки и строки с критерием, пустые строки включать в диапазон нельзя ,

3) выбрать способ обработки (фильтровать данные в вашей исходной таблице или скопировать отфильтрованные строки в другое место),

4) указать, стоит ли показать все записи, или вывести только уникальные.

После настройки нажимаем «ОК» и получаем желаемый результат.

Чтобы очистить фильтр, переместите курсор в шапку таблицы с отфильтрованными данными и воспользуйтесь командой «Очистить» на ленте, или примените Автофильтр (Ctrl+Shift+L).

Пример в «Экселе 2010»

Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).

Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:

1. Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
2. После этого выбрать в разделе «Фильтрование и сортировка» пункт «Дополнительно». Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
3. После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.

Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.

Главное — не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.

Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются)

Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на «Очистить» в разделе «Фильтрация и сортировка». Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.

Выводы

Таким образом, фильтрация данных в Excel позволяет среди большого массива данных найти те, которые нужны в конкретный момент времени. Например, если есть перечень товаров большого магазина, то можно отображать и анализировать исключительно шампуни или крема, а все остальные пункты временно спрятать. Если же нужно будет посмотреть, допустим, элитный французский алкоголь, то можно применить сразу несколько фильтров.

Мы разобрались, что нужно для того, чтобы применять фильтры к спискам, а также учитывать сразу большое количество сложных критериев для того, чтобы отображать только нужные данные.

А в современных версиях Excel есть еще и вариант расширенного фильтра, который выражен в одной просто формуле с очень простым синтаксисом, но при этом имеющей огромный функционал. И пользователь отныне может выбирать, какой из методов подходит лучше всего конкретно в его случае. Но естественно, профессиональный пользователь Excel будет мастерски владеть всеми тремя способами минимум для того, чтобы правильно читать чужие таблицы.