Как настроить google диск для команды

Как это работает

Приложение «Диск для компьютеров» позволяет работать на компьютере с файлами в облаке, благодаря чему освобождается место на локальном диске и не снижается пропускная способность сети. Поскольку файлы хранятся на Диске, все вносимые вами и вашими соавторами изменения автоматически доступны на всех устройствах. Благодаря этому у вас всегда будет последняя версия файлов.

Вы также можете работать с документами в офлайн-режиме. Пока установлено подключение к Интернету, кешированные файлы синхронизируются с облаком, поэтому последняя версия всегда доступна на всех устройствах.

| Свернуть все

Как открыть доступ к одному файлу

Хорошая новость – вы можете дать доступ к Гугл Диску другому пользователю! Так реализуется возможность совместной работы над документами или быстрая передача важной информации. Ваши цели не важны – мы расскажем о доступных способах, которыми можно пользоваться

Вы можете открыть файл одному или нескольким пользователям – на ваш выбор, зависит от ваших целей. Доступные действия – только просмотр, редактирование и комментирование, выбирайте самостоятельно! Сначала мы поговорим о том, как предоставить доступ к Гугл Диску другому пользователю для просмотра/редактирования одного файла:

• Найдите в хранилище новый документ;
• Нажмите на кнопку «Открыть доступ» ;
• Выберите пользователя (одного или нескольких) – введите новый адрес электронной почты в соответствующее окно;
• Рядом с именем появится иконка с доступным действием – комментирование, редактирование, чтение;
• Кликните по кнопке «Готово» , когда закончите.

Как предоставлять посетителям доступ к файлам

Когда в вашей организации будет включена функция гостевого доступа, вы сможете делиться документами с теми, у которых нет аккаунта Google. Посетители могут просматривать, изменять и комментировать ваши документы в течение 7 дней после подтверждения своего адреса электронной почты. Если им потребуется больше времени, они могут воспользоваться ссылкой из исходного письма с приглашением и повторно подтвердить свою личность. За информацией о том, с какими аккаунтами вы можете делиться файлами, обратитесь к администратору.

Важно! Если вы работаете с аккаунтом Google Workspace Business Starter или Frontline, вы можете делиться файлами с пятью пользователями, у которых нет аккаунта Google, в месяц

1. Войдите в рабочий или учебный аккаунт на компьютере.
2. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
3. Выберите нужный файл.
4. Нажмите «Настройки доступа» .
5. В диалоговом окне «Предоставьте доступ пользователям и группам» введите адреса электронной почты и нажмите Ввод.
6. Чтобы указать уровень доступа к файлу, в меню справа выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
7. Нажмите Отправить.

Типы файлов, которыми можно делиться с доменами, не относящимися к Google

• Файлы Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов, Картинок, PDF и Office
• Папки

Удаление пользователя домена, не относящегося к Google

Отменить доступ посетителя можно в любое время.

1. Войдите в рабочий или учебный аккаунт на компьютере.
2. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
3. Нажмите на файл, доступ к которому предоставлен посетителю.
4. В правом верхнем углу экрана нажмите Настройки доступа Расширенные.
5. Найдите пользователя и рядом с его именем нажмите Удалить.
6. Нажмите Сохранить изменения Готово.

Установка программы «Автозагрузка и синхронизация»

Так как именно это приложение наиболее распространено в среде обычных пользователей из-за более простого принципа установки и интуитивно понятного интерфейса, будет полезнее скачать именно эту версию Гугл Драйв для компьютера.

В появившемся окне выбрать раздел «автозагрузка и синхронизация» и нажать кнопку «Скачать».

Для того, чтобы побольше узнать о приложении можно нажать кнопку «подробнее» и Google сам расскажет о преимуществах своей программы на открывшейся странице сайта.

Отсюда же можно загрузить инсталлятор, нажав на кнопку «Скачать приложение автозагрузка и синхронизация».

Скачав исполняемый загрузочный файл его можно запустить сразу же из окна браузера, кликнув на нём два раза левой кнопкой мыши. Или же найти его в той папке, которая была выбрана для загрузки.

Запустив установку, появится окно.

После чего останется только подождать. О завершении установки сообщит следующее окно.

Ярлык установленного приложения можно найти в трее. Это отдельная область в правом нижнем углу, где отображается время, дата и текущий язык.

Знакомство с сервисом

Шаг 1

При первом входе в приложение, Google предложит пройти процедуру регистрации, параллельно познакомив с некоторыми возможностями сервиса.

На первом этапе ознакомления нужно ввести название своего Гугл-аккаунта и пароль от него в соответствующие поля.

Шаг 2

На втором ознакомительном этапе Гугл предложит выбрать папки на компьютере, файлы из которых будут автоматически загружаться на облачный сервис.

Они будут видны в самой верхней части нового окна. По умолчанию это 3 папки с системного диска (обычно С), однако если не хочется загружать системный раздел лишними файлами, можно выбрать новую папку, нажав на строчку «Выбрать папку».

Следующим пунктом будет предложено выбрать размер загружаемых файлов фото- и видео формата.

Выбрав пункт «высокое качество» можно загрузить огромное число фотографий и видео, однако есть некоторые ограничения:

• Загружаемые фото будут сжиматься, если они выполнены в разрешении выше, чем 16 МП. Большие фотографии будут сжиматься до этого максимального значения в 16 МП, не меньше;
• Видео при загрузке тоже будет сжиматься, однако разрешение при этом пострадает только в том случае, если видео снято выше чем в 1080р. Если разрешение исходного загруженного файла меньше или равно этой цифре, то в качестве он не пострадает. Однако из-за сжатия иногда могут пропасть, например, субтитры.

При выборе метода загрузки «исходное качество» файл никак не сжимается и загружается в том же виде, в каком лежал на жёстком диске. Это может быть полезно для фото и видео в высоком разрешении. Для грамотной экономии места рекомендуется чередовать эти два режима. В третьей части предлагается сохранять фото и видео через Google Фото.

Это специальный сервис, связанный с Гугл диском, через который можно загружать изображения. Загруженные таким образом картинки не расходуют место на Гугл Диске, однако синхронизированы с ним.

После выбора необходимых параметров нужно нажать кнопку «Далее» и проследовать на новый экран.

Шаг 3

И наконец последним пунктом будет добавление основной папки для Google Disk, все файлы из которой будут впоследствии сразу синхронизироваться с облаком.

Попав на главную страницу третьего окна, останется только выбрать «Синхронизировать все объекты в системе мой диск» и нажать кнопку «Начать».

Завершив третий шаг, система начнёт синхронизацию всех файлов компьютера, для того, чтобы их впоследствии без проблем можно было бы залить на жёсткий диск.

После её завершения можно спокойно и совершенно бесплатно пользоваться новой утилитой от Гугл.

Инструменты для совместного использования

Всякий раз, когда вы делитесь файлом в формате Google диск, вы можете позволить вашим со-редакторам изменить и отредактировать файл. Google диск предлагает несколько инструментов, которые улучшают возможности совместного использования, облегчает общение с вашими коллегами-редакторами и позволяет легко просматривать какие изменения были сделаны и кем.

На изображении ниже отмечены элементы (инструменты и особенности) совместной работы в Google диск (описания отмеченных элементов под изображением).

1. Дополнительные параметры общего доступа

Нажмите по меню файл, чтобы открыть дополнительные параметры общего доступа.

• Скачать как позволяет загрузить и сохранить (в компьютер) текущий файл в другом формате, например, документ Word, файл PDF, или Html текст.
• Опубликовать в Интернете… позволяет создать простую веб-страницу с вашим документом
• Отправить соавторам… позволяет отправить электронное письмо, содержащее ссылку на ваш файл
• Прикрепить к сообщению эл. почты… позволяет отправить файл как вложение электронной почты

2. Просмотреть историю изменений

Выберите файл и затем выберите просмотреть историю изменений, чтобы просмотреть более ранние версии файла. Вы можете увидеть изменения, которые были сделаны ранее и при желании вернуться к старой версии.

3. Аватарка соавторов и чат

Изображения профиля тех, кто сейчас вместе с вами просматривает файл. Также вы можете нажать на значок чата чтобы открыть чат и начать общаться с теми кто сейчас просматривает файл вместе с вами.

4. Комментарии

Нажмите кнопку Комментарии, чтобы просмотреть поток, содержащий все комментарии, касающиеся файла, отсортированный в хронологическом порядке. Вы также можете добавлять новые комментарии и отвечать на старые.

5. Настройки доступа

Наведите курсор на кнопку «Настройки Доступа», чтобы увидеть описание файла и текущие настройки видимости.

Колонтитулы, сноски, разрывы страниц и горизонтальная линия

Вы также можете поделиться файлом с другими людьми, изменить видимость, или создать ссылку на файл.

6. Курсор

Если соавтор изменяет файл, появится курсор в яркий цвет. Любые изменения, которые человек делает будет отображаться в режиме реального времени.

7. Чат

Чат позволяют прикрепить записочку к определенной части файла. Ваши сотрудники смогут увидеть и ответить на любой комментарий, который вы отправляете.

Как участвовать в совместной работе в качестве посетителя

Получив приглашение к совместной работе над файлом Google, вы должны подтвердить свою личность с помощью PIN-кода. После этого вы сможете участвовать в совместной работе над общим файлом или папкой в течение 7 дней. Если вам потребуется больше времени, вы можете воспользоваться ссылкой из исходного письма с приглашением и повторно подтвердить свою личность.

1. Откройте письмо, полученное от Google.
2. Нажмите Открыть.
3. Нажмите Отправить.
4. Откройте письмо с кодом подтверждения.
5. Скопируйте этот код.
6. Вернитесь на предыдущую вкладку браузера и укажите код подтверждения в специальном поле.
7. Нажмите Далее.

Вы можете просматривать и изменять общий файл или папку Google, а также оставлять комментарии. Подробнее о том, как использовать комментарии и задачи…

Совет. Чтобы найти документ в дальнейшем, откройте письмо, полученное от Google.

Об использовании Google Drive

Давайте рассмотрим детальнее, что такое Гугл Диск и как им пользоваться. Как мы уже сказали, это “облако”, интегрированное с виртуальным офисом. Сервис не требует создания отдельного профиля или рабочего кабинета: как только вы зарегистрировали почтовый ящик в Google, вы автоматически получаете аккаунт* в этой поисковой системе и доступ к Диску со всем его функционалом.

*По сути одно и то же. Если вы начнете не с почты, а с создания аккаунта в системе, то все равно будете перенаправлены на форму регистрации почтового ящика.

Краткое руководство

Полное руководство по работе с Google Drive в рамках одной статьи привести невозможно, поэтому мы ограничимся самыми основными опциями. Инструкции, как пользоваться Гугл Диском — в таблице ниже.

Как пользоваться Гугл Диском на Андроиде и Айфоне отдельно мы писать не будем — приведенное выше описание может использоваться и для мобильных приложений.

На каких устройствах можно пользоваться сервисом

Пользоваться Гугл Диском на компьютере можно следующим образом:

• Через Web-версию. Имеется в виду вход и работа с сервисом через браузер. Здесь пользователю доступен максимально полный функционал. Выше мы давали ссылку именно для этого варианта.
• Можно использовать Гугл Диск на компьютере через десктопное приложение “Автозагрузка и синхронизация”. Здесь можно просматривать, редактировать и упорядочивать файлы и папки, хранящиеся на Google Drive.
• Пользоваться Google диском на телефоне можно через мобильное приложение. По функционалу сходно с Web-версией Drive и может полностью его заменить.

Какие возможности дает этот сервис

• Хранение файлов любых форматов в надежном месте, но без привязки к конкретному компьютеру. В хранилище вы можете попасть, находясь в любой точке планеты и с любого устройства, поддерживающего выход в интернет.
• Создание новых файлов (текстовых, таблиц, презентаций и пр.) и работа с ними без выхода из системы и без загрузки дополнительных приложений на устройство.
• Совместная работа людей, находящихся на каком угодно удалений друг от друга, над одним и тем же документом. Вносимые изменения при этом каждый может просматривать в реальном времени.
• Назначение уровня доступа для каждого человека при совместной работе над документами — только просматривать, оставлять комментарии или редактировать.
• Доступ к просмотру изменений, внесенных в каждый файл за последний месяц с возможностью “откатить” вид документа к выбранному этапу.
• Вам не нужно тратить интернет-трафик на пересылку “тяжелых” папок с видео и фото. Просто откройте доступ нужному человеку или создайте и разошлите ссылку общего доступа.
• Поиск на диске. Не нужно бесконечно прокручивать списки объектов: найдите нужный файл по ключевым словам, создателю или дате создания.
• Система распознает более чем 30 форматов файлов.

https://youtube.com/watch?v=sL3RMx9pet0

Надеемся, мы сполна ответили на вопрос “зачем нужен Google Drive?”

От себя добавим, что Drive — это очень удобно. А еще разобраться в системе сможет любой человек, даже не представляющий себе, что такое Гугл Диск: функционал логичный, для каждого объекта можно вызвать мини-меню со списком доступных действий.

Открываем папки

Если вы хотите поделиться целым комплектом файлов – такая возможность есть. Остается выбрать способ: можно сделать приглашение, можно выложить файлы на Гугл Диск и создать ссылку. Выбор за вами!

• Откройте хранилище и найдите папку, которую хотите расшарить;
• На верхней панели появится иконка человечка с плюсиком;
• Нажмите и введите адрес электронной почты человека или название группы;
• Кликните по стрелке, указывающей вниз, чтобы открыть новые права;
• Сохраните внесенные изменения.

Пару слов о том, как отправить ссылку на Гугл Диск:

• Выберите нужную папку и нажмите на значок, открывающий доступ к объекту;
• В правом верхнем углу жмите «Копировать…» ;
• Кликните по стрелке, указывающей вниз, рядом со строкой «Просматривать могут все…» , чтобы установить права.

Ссылочку можно копировать и отправлять тем, кто будет пользоваться хранилищем. Эта инструкция подходит для десктопной версии. Теперь алгоритм для смартфона!

• Кликните на три точки рядом с названием новой папки;
• Щелкните по значку доступа;
• Введите название почтового ящика или группы;
• Кликните по стрелочке вниз, чтобы установить права доступа.

Если вы решите загрузить видео на Гугл Диск и создать ссылку (или другой файл):

Как зарегистрироваться в Google Drive

Для того, чтобы использовать облачное хранилище от Google, необходимо иметь аккаунт в системе gmail.

Регистрация начинается с заполнения формы, в которой нужно указать своё имя, фамилию и логин в графе «имя пользователя» для создания почтового адреса gmail.com в соответствующих полях.

Также нужно придумать пароль, который будет использоваться для входа на аккаунт в дальнейшем, после чего нажать кнопку «Далее»

На втором шаге регистрации, система попросит дополнить информацию о себе, указав в соответствующих полях:

• Номер телефона;
• Адрес резервной электронной почты;
• Дату рождения;
• Пол.

Дату рождения и пол указывать обязательно. Гугл не проверяет правдивость введённых данных, однако если указать совсем молодой возраст, вследствие чего google может запретить пользователю некоторые действия, сославшись на возраст.

После чего также нажать кнопку «Далее»

Если ввести номер телефона, его нужно будет подтвердить в следующей форме, введя шестизначный код, который придёт СМС-кой на телефон и нажав кнопку «Отправить».

Теперь можно зайти в свой профиль через главную страницу Google. Его можно найти в правом верхнем углу.

Для настройки своих личных данных нужно нажать на кнопку «Аккаунт Google» и воспользоваться появившейся табличкой.

После регистрации можно зайти на свой Гугл Диск, нажав на изображение сетки и выбрав данный сервис.

Чем лучше пользоваться: приложением или web-версией сервиса

Это зависит исключительно от ваших навыков работы с компьютером. Дополнительная программа лишь облегчит работу опытным пользователям ПК, хорошо умеющим работать с файлами и папками, расположенными на жёстком диске компьютера. Новичку же будет тяжело освоить дополнительное приложение, поэтому таким пользователям рекомендуется использовать браузерную версию сервиса. Онлайн версия Google Drive будет значительно проще для всех новичков в персональных компьютерах, но приложение предоставляет значительно более быстрый доступ к облачному диску, что может сильно сэкономить время в дальнейшем. Выбор способа использования Google Диска должен сделать сам пользователь, ведь именно ему предстоит работать с данным облачным ресурсом в дальнейшем.